قوانین برگزاری همایش:

برگزاری همایش ها و نشست های علمی و آموزشی در رشد و اعتلای فرهنگ جامعه نقشی بی بدیل دارند. اما قبل از هرگونه برنامه ریزی باید این را در نظر داشت که هدف از این همایش و نوع همایش چیست .همایش میتواند بنیادی , کاربردی و یا توسعه ای باشد.شکل همایش میتواند بصورت سمینار ,   کنگره  و یا گفتمان میزگرد باشد .

اعتبارات لازم برای همایش و موسسات تامین کننده آن باید پیش بینی بشود. تاریخ و زمان برگزاری همایش,  سوابق ونتایج حاصل از همایش های قبلی با موضوع مرتبط ,  اهداف همایش و کاربردهای آن ,  عنوان همایش  ,  حوزه فعالیت های همایش و اعضای آن و نام و مسئول دبیر برگزاری همایش باید از طریق رسانه ها و اعلان های تبلیغاتی به اطلاع علاقمندان و شرکت کنندگان در همایش برسد.

باید بستری فراهم شود که علاقمندان و مشتاقان و صاحب نظران بتوانند پیشنهادات خود را به کمیته اجرایی همایش برسانند تا بعد  از بررسی و تحقیق در صورت لزوم این نظرات و پیشنهادات در جهت بهبود هرچه بهتر و سریعتر همایش بکار گرفته شود.

تعداد سخنران ها و میهمانان مدعوین  داخلی و خارجی وسایر افراد اعم از دانشجوها و محققان دعوت شده باید مشخص شود  و مدت زمان لازم برای هر سخنران به آنها گوشزد شود.

بهتر است جدول زمانی و زمانبندی اجرایی طرح قبلا تنظیم شده و در اختیار شرکت کنندگان قرار بگیرد.

 

ساختار سازمانی یک همایش بصورت زیر است:

رئیس همایش

دبیر همایش

کمیته علمی همایش

کمیته اجرایی همایش

دبیرخانه همایش

وظایف کمیته علمی همایش:

ارائه راهکار های علمی و موثر در جهت اداره علمی و فرهنگی همایش

تعیین مدعوین و مهمانان همایش

تعیین روش انتخاب مقالات برتر

انتخاب مقالات برگزیده

وظایف کمیته اجرائی همایش:

تعیین وظایف کمیته علمی و دبیرخانه و سایر ارکان همایش

تعیین مقدار نیازهای مالی و توزیع آن در بین اعضای همایش

ایجاد هماهنگی و نظم در بین اعضای همایش

وظایف دبیرخانه همایش:

تنظیم برنامه اصلی همایش و تاریخ و محل برگزاری همایش

اعلان فراخوان همایش برای دریافت  مقالات به کمک کمیته اجرایی

تشکیل دبیرخانه همایش

تعیین محل دبیرخانه

 

سطوح برگزاری همایش به شرح زیر است:

1.داخلی

2.منطقه ای

3.ملی

4.بین المللی

 

چه همایش هایی بعنوان همایش های بین المللی شناخته میشود؟

در آیین نامه مصوب در مورد گردهمایی ها آن همایشی بین المللی تلقی میشود که دارای ویژگی های زیر باشد:

1.درهمایش از سخنرانان و افراد برجسته خارج کشور و دانشگاهیان و محققان از ملیت های گوناگون دعوت به عمل آید.

2.در همایش یک یا چند موسسه یا سازمان و یا انجمن بین المللی حضور فعال داشته باشد.

3.دارای اهداف موثر و موضوعات بین المللی باشد

4. بخشی از سخنرانان و مقالات ارائه شده از کشورهای خارجی باشد

برگزاري همايشهاي بين المللي توسط دستگاههاي اجرايي منوط به تصويب هيات وزيران است

جلسات كاري از قبيل مذاكرات، ميز گرد، جشنواره و دوره هاي آموزشي نظري و كاربردي بلند مدت و كوتاه مدت كه موسسات آموزشي و دستگاههاي اجرايي در راستاي انجام وظايف قانوني خود با حضور و يا استفاده از اتباع خارجي با نمايندگان ساير دولت ها و يا سازمانهاي بين المللي برگزار مي نمايند، همايش بين المللي تلقي نمیشود

 

 

 

 تدارکات ضروری در برگزاری همایش:

- تعيين دبير علمي

 

- تعيين دبير اجرايي

 

- تعيين محل برگزاري همايش

 

- تصويب جدول زماني (كليات)

 

- تصويب بودجه

 

- تعيين جوايز مقالات برتر

 

- تعيين مدعوين اصلي و شخصيتها

 

- تعيين محل اقامت شركت كنندگان

 

- تعيين دستگاههاي مشاركت كننده و همكار

 

- تنظيم كليات مربوط به پوستر همايش

 

- تعيين سخنرانان افتتاحيه و اختتاميه

 

- تصويب كليات مربوط به برنامه هاي جنبي همايش

 

-تنظيم كليات مربوط به ارائه تسهيلات به شركت كنندگان (اسكان، پذيرايي، پرداخت هزينه اياب و ذهاب، هدايا و...)

 

اطلاع رسانی به موقع همایش

 

راههای اطلاع رسانی همایش:

از طریق نامه و پست و تلگراف

تبلیغات در روزنامه ها و مجلات

از طریق تلفن و یا اطلاع رسانی حضوری

طراحی پوستر و بنرهای تبلیغاتی

طراحی وبسایت و وبلاگ متناسب با همایش

اطلاع رسانی از طریق رسانه های خبری

نکاتی که در برگزاری همایش باید به آنها دقت کرد:

   قبل از همایش به موارد زیر توجه کنید:

قبل از همایش امکان اسکان مسافران را فراهم کنید

میهمانان با استفاده از فرم ها و  از روی لیست های اعلام شده پذیرش شوند

فرم های نظرخواهی در بین شرکت کنندگان توزیع شود و در پایان همایش نیز دریافت گردد

در ابتداری ورود میهمانان میتوان کاتولوگ هایی با مضمون اهداف همایش و جدول زمانی و برنامه های همایش در اختیار شرکت کنندگان قرار بگیرد . میتوان در این برگه ها موارد دیگری نیز گنجاند که در امور عادی زندگی برای شرکت کنندگان مثمر ثمر باشد.

در ابتدای مراسم آیاتی چند از کلام الله مجید توسط قاری ممتاز تلاوت شود

بعد از تلاوت آیات قرآن سرود ملی کشور با صدای رسا پخش شود

در حین برگزاری همایش امنیت و نظم و آرامش در سالن برقرار باشد

جایگاه سخنران و مجری باید به اندازه کافی از جایگاه سایر میهمانان بلند تر باشد

میکروفون و بلندگو ها  قبلا تست شده و از صحت کار کردن آنها اطمینان حاصل شود

سیستم تهویه و سرمایشی /گرمایشی محل برگزاری همایش مناسب آب وهوا و شرایط آب و هوایی منطقه باشد

خدمات بهداشتی و سلامتی مناسب  در محل همایش در نظر گرفته شود

امکان دسترسی تمام اعضا به آب آشامیدنی سالم باشد

سیستم روشنایی جایگاه سخنران و حاضران در سالن متناسب با ساعت برگزاری همایش باشد بطوریکه نوشته را به راحتی بتوان خواند

قبل وبعد برگزاری همایش ایاب و ذهاب  آسان و سریع در اختیار مهمانان قرار بگیرد

محل جداگانه ای برای خبرنگاران و روزنامه نویسان تعبیه شده باشد

گرفتن عکس های مناسب و با کیفیت بالا برای مستندسازی همایش و درج در پوستر های بعدی ضروری است

عکاسان و در صورت لزوم فیلمبردارن تمام سالن را پوشش دهند و فقط روی جایگاه سخنران متمرکز نشوند

صندلی باید به اندازه کافی برای جلوس اعضا پیش بینی شده باشد

برای مهمانان ویژه باید جایگاه خاصی در نظر گرفته شود

کاغذ و قلم باید در اختیار همه شرکت کنندگان برای یادداشت برداری قرار بگیرد

باید برخی از امور غیر منتظره مانند کمبود صندلی و یا قعطی سیستم روشنایی و یا تهویه قبل از همایش پیش بینی شده باشد. با اداره برق و آب هماهنگی های لازم انجام شده باشد

حین برگزاری مراسم باید تغذیه وپذیرایی مناسبی صورت گیرد

امکان استفاد راحت از پروژکتورهای سالن برای سخنرانان باشد

باید قبل از مراسم افراد خوش برخورد برای خوشامدگویی و راهنمایی و انجام امور پذیرایی آموزش دیده شده باشند و درحین مراسم بر کار آنها نظارت لازم باشد

بعد از پایان مراسم باید چکیده ای از برنامه ها و موضوعات سخنرانی اعلام شود

میتوان هدایای و لوح های تقدیری برای تشکر از حضور مهمانان در نظر گرفت

در پایان مراسم باید گزارش کامل و جامعی  از همایش به منظور  ارائه آن به مسئول دبیرخانه تهیه شود و  مجموعه مقالات ارائه شده برتر در اختیار همگان قرار گیرد.
*************************************************************

مقدمه

برگزاری همایش و سمینارهای علمی تلاشی در راستای اغناء روحیه جستجوگری و  کاوشگری جامعه علمی دانشگاهی برای کسب معلومات و اطلاع ازیافته های جدید در عرصه علم و دانش است. علاوه بر آن، برگزاری همایشها به تجمیع تجربیات، برقراری ارتباط مستقیم و رو در روی پژوهشگران و محققین و علم آموزان و ایجاد زمینه ای برای فعالیتهای جمعی کمک شایانی می نماید.

یکی از فعالیتهای مهم دانشگاه برگزاری همایشهای بین المللی و داخلی می باشد که از طریق همکاری مشترک معاونت پژوهشی دانشگاه با گروههای آموزشی، مراکز تحقیقات و سازمان ها اجرا می شود. در راستای  هرچه بهتر انجام شدن همایش ها، مدیریت روابط دانشگاهی، بین الملل و سمینارها در حوزه معاونت پژوهشی مجموعه ای را تحت عنوان راهنمای جامع برگزاری همایش ها تنظیم کرده است.

امید است اجرای این برنامه بتواند بخشی از مشکلات فراروی برگزارکنندگان محترم را حل کرده و در برگزاری همایش هایی پر بار مفید واقع شود.

تعاریف

همایش ( کنگره ): گردهمایی است رسمی ، متشکل از متخصصین و افراد با تجربه که در آن ضمن طرح تازه های علمی، نتایج تحقیقات و پژوهشهای انجام شده در موضوع علمی مشخص بصورت ارائه مقاله ، سخنرانی و پوستر برگزار می گردد. کنگره دارای سخنرانان متعدد بوده و بصورت دوره ای از یک تا پنج سال یکبار تکرار می گردد. طول مدت کنگره معمولا سه روز یا بیشتر می باشد . برای برگزاری هر کنگره تشکیل تعدادی کمیته تخصصی ضرورت دارد.

همایش ( کنگره) بین المللی  : همایشی است که دارای ویژگیهای زیر باشد:

الف  به تصویب هیئت وزیران رسیده باشد .

ب -  با مشارکت یک یا چند سازمان یا انجمن تخصصی خارجی برگزار شود .

ج   حداقل ۵ سخنران از ۳ کشور خارجی در آن مشارکت علمی داشته باشند .

د - دارای هدف و موضوع بین المللی باشد ( مخاطبانی از ملیت های گوناگون داشته یا موضوع مورد علاقه ملیت های مختلف را مورد بحث قرار دهد).

 هم اندیشی ( سمینار) : اجتماعات و گردهمایی که هدف آن بیان تازه های علمی ، مبادله تجربیات و تجدید اطلاعات در جهت چاره جویی و حل مشکلات حرفه ای شرکت کنندگان است . سمینارها به صورت ارائه سخنرانی ، میزگرد ، پانل و جلسات پرسش و پاسخ ارائه       می گردد و طول مدت آن بیش از یک روز و معمولا دو تا سه روز می باشد.

فراهم ایی ( کنفرانس) : نشستها و اجتماعاتی که به منظور شور و بحث در یک زمینه خاص تشکیل می گردد و در آن افراد نقطه نظرات خود را درباره مسائل و مشکلات مهم از طریق سخنرانی، جلسات پرسش و پاسخ ، میزگرد و گزارش موارد جالب ( Case Report) مطرح می نمایند. این نشستها می تواند در طی یک روز یا به صورت جلسات دوره ای تشکیل گردد. چنانچه این جلسات بصورت ادواری تشکیل شود به آن کنفرانسهای دوره ای اطلاق می شود.

هم نشست ( سمپوزیوم ) : به منظور آموزش مسائل علمی تخصصی و فوق تخصصی درباره موضوعی خاص به صورت سخنرانی ،        کار گروهی ، بحث و ارائه مقاله برگزار می گردد . در سمپوزیم هر یک از سخنرانان درباره جنبه خاصی از موضوع به  بحث می پردازند. مخاطبین سمپوزیوم افراد متخصص و صاحبنظر می باشند . طول مدت سمپوزیوم معمولا یک روز است .

مقدمات اولیه برگزاری همایش

۱-  وصول تقاضای برگزاری همایش از طرف گروه آموزشی یا مرکز تحقیقات در دانشگاه  یا سازمان مربوطه به همراه تایید انجمن مربوطه (در صورت همکاری با انجمنها برای برگزاری همایش) به معاونت پژوهشی دانشگاه با ذکر عنوان و نوع همایش و تاریخ برگزاری

۲-  درخواست برگزاری همایش در صورتی قابل طرح در شورای پژوهشی دانشگاه خواهد بود که همایش  برای ارائه نتایج تحقیقات برگزار گردیده و دارای فراخوان مقاله باشد .

۳-  با توجه به اینکه در نظام ارزشیابی معاونت پژوهشی دانشگاه، هر همایش بین المللی ۱۰۰ امتیاز و همایش کشوری به ازاء هر روز ۵ امتیاز ( حداکثر تا سقف ۱۰۰ امتیاز در سال ) دارا می باشد لذا همایش های بین المللی از اهمیت و اولویت ویژه ای برخوردار  هستند  .  

۴-  طرح موضوع در شورای پژوهشی دانشگاه و تصویب کلیات برگزاری، تاریخ و اختصاص بودجه. در این مرحله ممکن است از برگزار کنندگان دعوت شود جهت ارائه دلایل برگزاری همایش در جلسه شورای پژوهشی دانشگاه حضور یابند.

۵-  ابلاغ تصویب برگزاری همایش به برگزارکنندگان (پیشنهاد دهندگان همایش)

۶-  برگزاری جلسه هماهنگی داخلی همایش توسط برگزارکنندگان جهت تعیین دبیر همایش ، دبیراجرایی و دبیر علمی و پیشنهاد کتبی موضوع به معاونت پژوهشی

۷-  پیشنهاد دبیر همایش و دبیران اجرایی و علمی همایش از طرف معاونت پژوهشی به ریاست دانشگاه جهت صدور و ابلاغ حکم

۸-   برگزاری اولین جلسه هماهنگی با حضور معاون پژوهشی، دبیر همایش، مدیر روابط بین الملل و دبیر اجرایی و علمی همایش به منظور تصمیم گیری در خصوص :

الف: تعیین نام، تاریخ دقیق، مدت و نوع همایش(بین المللی، داخلی)، مکان دبیرخانه ، مکان برگزاری همایش

ب: بررسی چگونگی تامین و هزینه کرد منابع مالی همایش شامل نوع تعامل با سازمانها و حامیان خارج از دانشگاه

ج: بررسی  رئوس وظایف کمیته اجرایی و نوع و چگونگی همکاری معاونت پژوهشی در برگزاری همایش

د: طرح و بیان پیشنهادات و تجربیات و توصیه های لازم در خصوص نحوه برگزاری هرچه بهتر همایش

۹-  انجام مکاتبات لازم جهت اخذ مجوز همایش های بین المللی از هیئت دولت توسط  مدیریت روابط دانشگاهی و بین الملل

۱۰-                     صدور احکام اعضای کمیته های علمی و اجرایی همایش توسط دبیر همایش

ترکیب و شرح وظایف کمیته علمی همایش

دبیر علمی پس از تعیین و دریافت ابلاغ از ریاست دانشگاه مسئول تشکیل کمیته علمی همایش می باشد که مرکب از متخصصین فن مربوطه  بخصوص افراد با تجربه و متبحر در زمینه علمی همایش می باشد. به منظور افزایش اعتبار و غنای علمی همایش پیشنهاد می شود از متخصصین صاحب نام سایر دانشگاههای کشور نیز جهت عضویت در کمیته علمی همایش دعوت به عمل آید.

شرح وظایف کمیته علمی

۱-      تعیین محورهای علمی- پژوهشی همایش و تعیین فرم و قالب مورد نظر جهت دریافت خلاصه مقالات

۲-      انتخاب هیئت داوران همایش

۳-      تنظیم چک لیست استاندارد جهت داوری مقالات بر اساس متدولوژی و محتوای علمی مقاله به صورت سخنرانی و پوستر

۴-      پی گیری دریافت و ارسال مقالات جهت اعلام نظر به هیئت داوران همایش

۵-      انتخاب مقالات برگزیده و اعلام به دبیرخانه جهت انعکاس موضوع به نویسندگان مقاله

۶-      تنظیم کتابچه خلاصه مقالات و ارائه به کمیته اجرائی جهت پی گیری چاپ

۷-      تکمیل چک لیست های مربوطه جهت دریافت امتیاز آموزش مداوم همایش و ارائه به کمیته اجرائی جهت اقدام از طریق مرکز  آموزش مداوم دانشگاه

۸-      تنظیم برنامه علمی همایش ( تنظیم عناوین  و برنامه سخنرانیها، تعیین سخنران، کارگاههای جنبی، زمان سخنرانیها )   

ترکیب و شرح وظایف کمیته اجرائی همایش

دبیر اجرایی همایش پس از تعیین و دریافت ابلاغ از طرف ریاست دانشگاه مبادرت به تشکیل کمیته اجرائی می نماید. دبیر اجرائی همایش افراد متناسب و دارای توانمندی های لازم را جهت عضویت در کمیته اجرائی و شرکت در جلسات دعوت می نماید. پیشنهاد می گردد از دانشجویان علاقمند و دارای توانایی لازم در قالب کار دانشجویی کمک گرفته شود.

شرح وظایف کمیته اجرایی همایش :

۱-      تنظیم برنامه اجرایی همایش

۲-      تشکیل واحدهای عملیاتی کمیته اجرایی و انتصاب مسئولین مربوطه

۳-      تعیین محل برگزاری همایش و بازدید و بررسی امکانات و کمبودهای احتمالی آن

۴-      تعیین محل اسکان مدعوین ویژه و بازدید و بررسی امکانات و کمبودهای احتمالی آن

۵-      تعیین میزان وجه ثبت نام با در نظر گرفتن هزینه های برنامه و اعتبارات آن، با هماهنگی مرکز آموزش مداوم دانشگاه

۶-      اقدام جهت دریافت امتیاز آموزش مداوم همایش از طریق دفتر آموزش مداوم دانشگاه

۷-      پیگیری و نظارت بر اجرای کلیه فعالیتهای مشخص شده جهت واحدهای عملیاتی کمیته اجرایی که بطور مبسوط در ادامه ذکر گردیده است

واحدهای عملیاتی کمیته اجرایی:

۱-      دبیرخانه، هماهنگی و تبلیغات

۲-      انتشارات

۳-      تدارکات

۴-      تشریفات، روابط عمومی

۵-      سمعی و بصری

۶-      طراحی و امور سایت

شرح وظایف دبیرخانه همایش

دبیرخانه مهمترین جزء تشکیلات اجرایی و کانون رهبری و هماهنگی فعالیتهای اجرایی یک همایش است .اهم فعالیتهای دبیرخانه همایش بطور خلاصه شامل موارد زیر است:

  ۱- پیگیری تشکیل جلسات هماهنگی بین برگزارکنندگان و کمیته های مختلف همایش ، تنظیم صورتجلسات و پی گیری مصوبات

۲- پایش مداوم روند اقدامات اجرایی مطابق با جداول زمانبندی همایش (مطابق این راهنما) و پی گیری اعلام گزارش آن به مدیریت روابط بین الملل دانشگاه  

۳- انجام کلی روند مربوط به پذیرش مقاله ، ارسال مقاله به دبیر علمی همایش و جمع آوری نظرات هیئت داوران با هماهنگی دبیر علمی

۴- کسب اطلاع از روند ثبت نام ، آمار ثبت نام کنندگان ، دریافت و جمع آوری فیش بانکی ثبت نام کنندگان

۵- انجام کلیه امور مکاتباتی همایش ،تبلیغات و اطلاع رسانی همایش


شرح وظایف واحدهای عملیاتی کمیته اجرایی   

کمیته اجرایی واحد دبیرخانه،  هماهنگی و تبلیغات

 
وظایف
 
زمان شروع
 
زمان لازم جهت اتمام کار
انجام کلیه امور مکاتباتی همایش۱۸ ماه قبل از شروع تا یک ماه بعد از اتمام همایش 
----
ارسال اولین فراخوان۱۱ ماه قبل از شروع همایشیک هفته
ارسال دومین فراخوان۸ ماه قبل از شروع همایشیک هفته
ارسال پوستر اصلی همایش۱۰- ۸ ماه قبل از شروع همایشیک هفته
ارسال سومین وآخرین فراخوان۵- ۴ ماه قبل از شروع همایشیک هفته
صدور گواهی شرکت در همایش و ارسال آنهمزمان و بعد از اتمام همایش۴-۵ روز
پی گیری صدور گواهی آموزش مداوم وارسال آنیک هفته پس از برگزاری همایشیک هفته
پی گیری صدور گواهی امتیاز آموزش مداومیک هفته پس از برگزاری همایش
 
یک هفته
پاسخگویی درخصوص همایش هااز زمان ارسال اولین فراخوان تا زمان برگزاری همایش----
هماهنگی اخذ ویزا برای میهمانان خارجی۴ ماه قبل از شروع همایش۳ماه

کمیته اجرایی واحد انتشارات

وظایفزمان شروعزمان لازم جهت اتمام کار
چاپ سربرگ و پاکت۸ ماه قبل از شروع همایشیک هفته
چاپ بروشور و پوستر۱۲- ۱۰ ماه قبل از شروع همایشیک هفته
چاپ برنامه همایش و خلاصه مقالات۱ ماه قبل از شروع همایش۱۰ روز
چاپ آرم همایش و دانشگاه بر روی هدایای  تبلیغاتی۱ ماه قبل از شروع همایش۱۰ روز
چاپ کارتهای سینه۱۵ روز قبل از شروع همایش۴ روز
تنظیم قرارداد تعیین مبلغ اجاره، تعداد و روش برپایی غرفه ها( با هماهنگی مرکز آموزش مداوم دانشگاه)۱ ماه قبل از شروع همایش۴روز
نصب غرفه ها در محل۱-۲ روز قبل از شروع همایش۲ روز

کمیته اجرایی واحد تدارکات

وظایفزمان شروعزمان لازم جهت اتمام کار
بازدید اولیه از سالنهای سخنرانی ، رستورانهای هتل یا سلف سرویس و مهمانسرای دانشگاه و براورد هزینه ها۱۱ ماه قبل از شروع همایشیک هفته
مذاکره با سالنهای سخنرانی ، رستورانهای هتل یا سلف سرویس و مهمانسرای دانشگاه و عقد قرارداد۶-۵  ماه قبل از شروع همایشیک هفته
هماهنگی مجدد  با هتل یا سلف سرویس و مهمانسرای دانشگاه و ترتیب مقدمات پذیرایی۱ ماه قبل از شروع همایش۱۰ روز
تشکیل کمیته استقبال۱ ماه قبل از شروع همایش۱۰ روز
نظارت بر اسکان مناسب میهمانان۱۵ روز قبل از شروع همایش۴ روز
پیش بینی امکانات لازم جهت امور مربوط به نقلیه۱ ماه قبل از شروع همایش۴روز
هماهنگی با مسئولان ذیربط جهت تامین وسیله نقلیه موردنیاز۲-۱ روز قبل از شروع همایش۲ روز
انجام امورحمل و نقل در طی همایش و نظارت برآناز ۱ ماه قبل تا زمان شروع همایش۱ ماه و طی همایش
خرید ملزومات همایش( خودکار کیف کاغذ و .... )۲ ماه۳ روز

کمیته اجرایی واحد تشریفات و روابط عمومی

وظایفزمان شروعزمان لازم جهت اتمام کار
هماهنگی مربوط به تهیه بلیط مدعویناز ۳-۱ ماه قبل از شروع همایش۱۵ روز
ارتباطات لازم با سایر سازمانها و نهادها۳ ماه قبل از شروع همایش۴۵ روز
امور مربوط به مجری برنامه های افتتاحیه و سخنرانی ها۳ماه قبل از شروع همایش۷ روز
پوشش خبری ومصاحبه ها توسط رسانه ها و صدا و سیمااز ۳ ماه قبل تا زمان شروع همایش۱۵ روز
هماهنگی با صدا و سیمااز ۳ ماه قبل تا زمان شروع همایش۷ روز
هماهنگی جهت  VIP,CIP  ۱ ماه قبل از شروع همایش۳ روز
هماهنگی با مسئولان استانی۳ماه قبل تا شروع همایش۱ ماه
هماهنگی لازم با آستان قدس رضوی۱و۳ماه قبل تا زمان شروع همایش۱۵ روز
هماهنگی لازم با آژانسهای تفریحی و جهانگردی۱و۳ماه قبل تا زمان شروع همایش۱۵ روز
تهیه پلاکاردهای لازم در سطح شهر، دانشگاه و فرودگاه۱ ماه قبل از شروع همایش۱۵ روز
چاچ آگهی های همایش در روزنامه مناسب۲ هفته قبل از شروع همایش۳ روز
پرده نویسی۲ هفته قبل از شروع همایش۷ روز

کمیته اجرایی واحد سمعی و بصری

 
وظایف
 
زمان شروع
 
زمان لازم جهت اتمام کار
بررسی سالن های سخنرانی و عقد قرارداد۱۱ ماه و ۱-۲ هفته قبل از شروع همایش یک ماه
امور مربوط به اسلاید دیسکت و پوستر فراهم نمودن صوت و تصویر در محل همایشیکماه قبل و زمان شروع همایشدو هفته
تامین امکانات نرم افزاری و سخت افزاری۳ ماه قبل از شروع همایشدو هفته
امور فیلم برداری----مدت همایش
امور عکاسی----مدت همایش
حضور کارشناسان جهت ارائه خدمات الکترونیکی----مدت همایش

کمیته اجرایی واحد طراحی و امور سایت

وظایفزمان شروعزمان لازم جهت اتمام کار
طرح آرم همایش۱۱ ماه قبل از شروع همایش۲ هفته
طرح سربرگ و پاکت مکاتبات۱۱ ماه قبل از شروع همایش۲ هفته
طراحی بروشور۱۱ ماه قبل از شروع همایش۲ هفته
طراحی پوستر۱۱ماه قبل از شروع همایش۳ هفته
طرح جهت لوح و هدایای سخنرانان و شرکت کنندگان۳-۲ ماه قبل از شروع همایش۱ هفته
طراحی کتابچه خلاصه مقالات۳ ماه قبل از شروع همایش۳ هفته
طراحی کارت سینه جهت کلیه افراد همایش۱ ماه قبل از شروع همایش۱ هفته
طرح HOME-PAGE۱۱ ماه قبل از شروع همایش۱ هفته
در سایت قراردادن اطلاعات همایشاز ۱۱ ماه قبل از شروع تا ۱ ماه بعد از همایش۱ هفته

      موارد پیشنهادی جهت درج در پوستر همایش

پوستر همایش می بایست حاوی اطلاعات زیر باشد :

۱-  عنوان همایش

۲-  تاریخ و محل برگزاری همایش

۳-  دارا بودن امتیاز آموزش مداوم ، در صورت امکان میزان امتیاز و گروههای مشمول ( پس از صدور مجوز تخصیص امتیاز )

۴-  محورهای همایش و عناوین مقالات مورد پذیرش 

۵-   مباحث جنبی همایش ( کارگاهها ....)

۶-  اخرین مهلت ارسال مقالات

۷-  سازمانها و انجمن های همکار در برگزاری همایش

۸-  آدرس پستی دبیرخانه همایش،  E-mail ، آدرس سایت، تلفن  و فاکس دبیرخانه

۹-  آرم همایش و لوگوی دانشگاه و سازمانهای همکار در برگزاری همایش

۱۰-                     ذکر دقیق روش ثبت نام

کمیته اجرایی امور مالی همایش

 
وظایف
 
زمان شروع
 
زمان لازم جهت اتمام کار
دریافت هزینه ثبت نامدر زمان تعیین شده از طرف همایشدر زمان تعیین شده از طرف همایش
انجام کلیه امور مالی مربوط به همایشاز زمان تصویب همایش توسط جلسه شورای پژوهشیاز زمان شروع همایش تا حداقل دو ماه بعد از همایش
دریافت هزینه های نمایشگاهی مربوط به غرفه ها۶ ماه قبل از شروع همایش۴ ماه

 

جدول زمان بندی تدارکاتی جهت برگزاری همایش ها
 
 
 
 
 
 
 
مقدمات
امور دبیرخانه هماهنگی
و
تبلیغات
 
 
 
خدمات ارائه شده
۱۸ ماه
قبل
۱۳ ماه 
قبل
۱۲ ماه قبل۱۱ ماه قبل۱۰ ماه قبل۹ ماه قبل۸ ماه قبل۷ ماه قبل۶ ماه قبل۵ ماه قبل۴ ماه قبل۳  ماه قبل۲  ماه قبل۱  ماه قبل۲ هفته قبل۱ هفته قبلزمان برگزاری همایشیکماه بعد از
برگزاری همایش
وصول اجرای همایش از طرف گروه آموزشی مربوطه در دانشگاه×                 
طرح موضوع در شورای پژوهشی×                 
تعیین دبیر همایش و پیشنهاد به ریاست دانشگاه و صدور حکم مسئولین همایش××                
اخذ مجوز در کنگره های بین المللی×                 
انجام کلیه امور مکاتباتی همایش××××××××××××××××××
ارسال اولین فراخوان   ×              
ارسال پوستر اصلی همایش    ×××××         
ارسال دومین فراخوان      ×           
ارسال سومین و آخرین فراخوان         ××       
صدور گواهی شرکت در همایش و پی گیری صدور گواهی آموزش مداوم وارسال آن                ××
هماهنگی اخذ ویزا برای میهمانان خارجی          ×××     
پاسخگویی در خصوص همایش ها   ×××××××××××××××
ثبت نام نهایی شرکت کنندگان در روز همایش                × 
جدول زمان بندی تدارکاتی جهت برگزاری همایش ها
 
خدمات ارائه شده
۱۸ ماه
قبل
۱۳ ماه
قبل
۱۲ ماه قبل۱۱ ماه قبل۱۰ ماه قبل۹ ماه قبل۸ ماه قبل۷ ماه قبل۶ ماه قبل۵ ماه قبل۴ ماه قبل۳  ماه قبل۲  ماه قبل۱  ماه قبل۲ هفته قبل۱ هفته قبلزمان برگزاری همایشیکماه بعد از
برگزاری همایش
 
امور مالی
دریافت هزینه ثبت نامدر زمان تعریف شده از طرف کنگره
انجام کلیه امور مالی مربوط به همایش××××××××××××××××××
دریافت هزینه های غرفه ها        ×    ×    
 
 
 
انتشارات
چاپ سربرگ و پاکت      ×           
چاپ بروشور و پوستر  ×××             
چاپ برنامه همایش و کتابچه خلاصه مقالات             ×    
چاپ آرم همایش و دانشگاه بر روی هدایای تبلیغاتی             ×    
چاپ کارتهای سینه              ×   
تنظیم قرارداد، مبلغ اجاره ، تعداد و روش برپایی غرفه ها             ×    
نصب غرفه ها در محل               ×  
جدول زمان بندی تدارکاتی جهت برگزاری همایش ها
 
خدمات ارائه شده
۱۸ ماه 
قبل
۱۳ ماه 
قبل
۱۲ ماه قبل۱۱ ماه قبل۱۰ ماه قبل۹ ماه قبل۸ ماه قبل۷ ماه قبل۶ ماه قبل۵ ماه قبل۴ ماه قبل۳  ماه قبل۲  ماه قبل۱  ماه قبل۲ هفته قبل۱ هفته قبلزمان برگزاری همایشیکماه بعد از
برگزاری همایش
 
 
 
 
 
تشریفات و روابط عمومی
هماهنگی مربوط به تهیه بلیط مدعوین خاص           ×××    
ارتباطات لازم با سایر سازمانها و نهادها           ×      
امور مربوط به مجری برنامه های افتتاحیه، اختتامیه و سخنرانیها           ×      
پوشش خبری و مصاحبه ها توسط رسانه ها و صداوسیما           ×××××× 
هماهنگی با صداو سیما           ×××××× 
هماهنگی جهتCIPو VIP             ×××× 
هماهنگی با مسئولین استانی           ×××××× 
هماهنگی لازم با آستانقدس رضوی           × ×××× 
هماهنگی لازم با آژانس های تفریحی و جهانگردی           × ×××  
تهیه پلاکاردهای لازم در سطح شهر، دانشگاه و فرودگاه             ××   
چاپ آگهی های همایش در روزنامه مناسب              ×   
پرده نویسی              ×   
جدول زمان بندی تدارکاتی جهت برگزاری همایش ها
 
خدمات ارائه شده
۱۸ ماه 
قبل
۱۳ ماه 
قبل
۱۲ ماه قبل۱۱ ماه قبل۱۰ ماه قبل۹ ماه قبل۸ ماه قبل۷ ماه قبل۶ ماه قبل۵ ماه قبل۴ ماه قبل۳  ماه قبل۲  ماه قبل۱  ماه قبل۲ هفته قبل۱ هفته قبلزمان برگزاری همایشیکماه بعد از
برگزاری همایش
 
 
سمعی 
و
 بصری
بررسی سالنهای سخنرانی   ×          ××  
امور مربوط به اسلاید، دیسکت،CDو پوستر سخنرانان
( فراهم نمودن صوت و تصویر در محل همایش : بخش خصوصی )
            ×  × 
تامین امکانات نرم افزاری و سخت افزاری           ×      
امور فیلم برداری               ×× 
امور عکاسی               ×× 
حضور کارشناسانمربوطهجهت ارائه خدمات الکترونیکی               × 
جدول زمان بندی تدارکاتی جهت برگزاری همایش ها
 
خدمات ارائه شده
۱۸ ماه 
قبل
۱۳ ماه 
قبل
۱۲ ماه قبل۱۱ ماه قبل۱۰ ماه قبل۹ ماه قبل۸ ماه قبل۷ ماه قبل۶ ماه قبل۵ ماه قبل۴ ماه قبل۳  ماه قبل۲  ماه قبل۱  ماه قبل۲ هفته قبل۱ هفته قبلزمان برگزاری همایشیکماه بعد از
برگزاری همایش
 
 
 
 
 
طراحی
و
امور سایت
طراحی آرم همایش  ×              
طرح سربرگ وپاکت مکاتبات  ×              
طراحی بروشور   ×              
طراحی پوستر   ×              
طرح جهت لوح و هدایای سخنرانان و شرکت کنندگان           ××     
طراحی کتابچه خلاصه مقالات           ×      
طراحی کارت سینه جهت کلیه افراد همایش             ×    
طراحی HOME-PAGE   ×              
در سایت قراردادن اطلاعات همایش   ×××××××××××××××
جدول زمان بندی تدارکاتی جهت برگزاری همایش ها
 
خدمات ارائه شده
۱۸ ماه 
قبل
۱۳ ماه 
قبل
۱۲ ماه قبل۱۱ ماه قبل۱۰ ماه قبل۹ ماه قبل۸ ماه قبل۷ ماه قبل۶ ماه قبل۵ ماه قبل۴ ماه قبل۳  ماه قبل۲  ماه قبل۱  ماه قبل۲ هفته قبل۱ هفته قبلزمان برگزاری همایشیکماه 
 بعد از
برگزاری همایش
 
 
 
 
 
تدارکات
بازدید اولیه از سالنهای سخنرانی ، رستورانهای هتل یا سلف سرویس و مهمانسرای دانشگاه و براورد هزینه ها   ×              
مذاکره با سالنهای سخنرانی ، رستورانهای هتل یا سلف سرویس و مهمانسرای دانشگاه و عقد قرارداد        ××        
هماهنگی مجدد  با هتل یا سلف سرویس و مهمانسرای دانشگاه و ترتیب مقدمات پذیرایی             ×    
تشکیل کمیته استقبال             ×    
نظارت بر اسکان مناسب میهمانان              ××× 
پیشبینی امکانات لازم جهت امور مربوط به نقلیه             ×    
هماهنگی با مسئولان ذیربط جهت تامین وسیله نقلیه مورد نظر               ×× 
انجام امور حمل و نقل در طی همایش و نظارت بر آن             ×××× 
خرید ملزومات همایش : خودکار، کیف، کاغذ و غیره            ××    

اقدامات اجرایی گام به گام همایش

۱۸ ماه
قبل از شروع همایش
مقدماتامور دبیرخانه هماهنگیوتبلیغات۱-  وصول درخواست اجرای همایش از طرف گروه آموزشی مربوطه در دانشگاه
۲ -  طرح موضوع در شورای پژوهشی دانشگاه
۳ -  تعیین دبیر همایش و پیشنهاد به ریاست دانشگاه و  صدور حکم مسئولین همایش
۴ اقدام جهت اخذ مجوز هیئت دولت در مورد کنگره های بین المللی
۵ -  انجام کلیه امور مکاتباتی همایش
امور مالی۱ -  انجام کلیه امور مالی مربوط به همایش
۱۳ ماه
قبل از شروع همایش
مقدماتامور دبیرخانه هماهنگیوتبلیغات۱ -  تعیین دبیر همایش و پیشنهاد به ریاست دانشگاه و  صدور حکم مسئولین همایش
۲ -  انجام کلیه امور مکاتباتی همایش
امور مالی۱ -  انجام کلیه امور مالی مربوط به همایش
۱۲ ماه قبل از شروع همایشمقدمات  امور دبیرخانه هماهنگیوتبلیغات۱ -  انجام کلیه امور مکاتباتی همایش
امور مالی۱ -  انجام کلیه امور مالی مربوط به همایش
انتشارات۱ -  چاپ بروشور و پوستر
 
 
۱۱ ماه قبل از شروع همایش
مقدماتامور دبیرخانه هماهنگیوتبلیغات۱ -  انجام کلیه امور مکاتباتی همایش
۲ -  ارسال اولین فراخوان
۳ -  پاسخگویی در خصوص همایش
امور مالی۱ -  انجام کلیه امور مالی مربوط به همایش
انتشارات۱ -  چاپ بروشور و پوستر
سمعی و بصری۱ -  بررسی سالنهای سخنرانی
طراحیوامور سایت۱ -  طراحی آرم همایش
۲ -  طرح سربرگ وپاکت مکاتبات
۳ -  طراحی بروشور
۴ -  طراحی پوستر
۵ -  طراحی  HOME-PAGE
۶ -  در سایت قراردادن اطلاعات همایش
تدارکات۱ -  بازدید اولیه از سالنهای سخنرانی ، رستورانهای هتل یا سلف سرویس و مهمانسرای دانشگاه و براورد هزینه ها
 
۱۰ ماه قبل از شروع همایش
مقدماتامور دبیرخانه هماهنگیوتبلیغات۱ -  انجام کلیه امور مکاتباتی همایش
۲ -  ارسال پوستر اصلی همایش
۳ -  پاسخگویی در خصوص همایش
امور مالی۱ -  انجام کلیه امور مالی مربوط به همایش
انتشارات۱ -  چاپ بروشور و پوستر
طراحیوامور سایت۱ -  در سایت قراردادن اطلاعات همایش
۹ ماه قبل از شروع همایشمقدماتامور دبیرخانه هماهنگیوتبلیغات۱ -  انجام کلیه امور مکاتباتی همایش
۲ -  ارسال پوستر اصلی همایش
۳ -  پاسخگویی در خصوص همایش
امور مالی۱ -  انجام کلیه امور مالی مربوط به همایش
طراحیوامور سایت۱ -  در سایت قراردادن اطلاعات همایش
 
۸ ماه قبل از شروع همایش
مقدماتامور دبیرخانه هماهنگیوتبلیغات۱ -  انجام کلیه امور مکاتباتی همایش
۲ -  ارسال پوستر اصلی همایش
۳ -  ارسال دومین فراخوان
۴ -  پاسخگویی در خصوص همایش ها
امور مالی۱ -  انجام کلیه امور مالی مربوط به همایش
انتشارات۱ -  چاپ سربرگ و پاکت
طراحیوامور سایت۱ -  در سایت قراردادن اطلاعات همایش
۷ ماه قبل از شروع همایشمقدماتامور دبیرخانه هماهنگیوتبلیغات۱ - انجام کلیه امور مکاتباتی همایش
۲ -  ارسال پوستر اصلی همایش
۳ -  پاسخگویی در خصوص همایش
امور مالی۱ -  انجام کلیه امور مالی مربوط به همایش
طراحیوامور سایت۱ -  در سایت قراردادن اطلاعات همایش
۶ ماه قبل از شروع همایشمقدماتامور دبیرخانه هماهنگی وتبلیغات۱ -  انجام کلیه امور مکاتباتی همایش
۲ -  ارسال پوستر اصلی همایش
۳ -  پاسخگویی در خصوص همایش
امور مالی۱ -  انجام کلیه امور مالی مربوط به همایش
۲ -  دریافت هزینه های غرفه ها
طراحیوامور سایت۱ -  در سایت قراردادن اطلاعات همایش
تدارکات۱ -  مذاکره با سالنهای سخنرانی ، رستورانهای هتل یا سلف سرویس و مهمانسرای دانشگاه و عقد قرارداد
۵ ماه قبل از شروع همایشمقدماتامور دبیرخانه هماهنگیوتبلیغات۱ -  انجام کلیه امور مکاتباتی همایش
۲ -  ارسال سومین و آخرین فراخوان
۳ -  پاسخگویی در خصوص همایش
امور مالی۱ -  انجام کلیه امور مالی مربوط به همایش
طراحیوامور سایت۱ -   در سایت قراردادن اطلاعات همایش
تدارکات۱ -  مذاکره با سالنهای سخنرانی ، رستورانهای هتل یا سلف سرویس و مهمانسرای دانشگاه و عقد قرارداد
۴ ماه قبل از شروع همایشمقدماتامور دبیرخانه هماهنگیوتبلیغات۱ -  انجام کلیه امور مکاتباتی همایش
۲ -  ارسال سومین و آخرین فراخوان
۳ -  هماهنگی اخذ ویزا برای میهمانان خارجی
۴ -  پاسخگویی در خصوص همایش
امور مالی۱ -  انجام کلیه امور مالی مربوط به همایش
طراحیوامور سایت۱ -  در سایت قراردادن اطلاعات همایش
۳ ماه قبل از شروع همایشمقدماتامور دبیرخانه هماهنگیوتبلیغات۱ -  انجام کلیه امور مکاتباتی همایش
۲ -  هماهنگی اخذ ویزا برای میهمانان خارجی
۳ -  پاسخگویی در خصوص همایش
امور مالی۱ -  انجام کلیه امور مالی مربوط به همایش
 
 
 
تشریفات و روابط عمومی
۱ -  هماهنگی مربوط به تهیه بلیط مدعوین خاص
۲ -  ارتباطات لازم با سایر سازمانها و نهادها
۳ -  امور مربوط به مجری برنامه های افتتاحیه، اختتامیه و سخنرانیها
۴ -  پوشش خبری و مصاحبه ها توسط رسانه ها و صداوسیما
۵ -  هماهنگی با صداو سیما
۶ -  هماهنگی با مسئولین استانی
۷ -  هماهنگی لازم با آستانقدس رضوی
۸ -  هماهنگی لازم با آژانس های تفریحی و جهانگردی
سمعی و بصری۱ -  تامین امکانات نرم افزاری و سخت افزاری
طراحیوامور سایت۱ -  طرح جهت لوح و هدایای سخنرانان و شرکت کنندگان
۲ -  طراحی کتابچه خلاصه مقالات
۳ -  در سایت قراردادن اطلاعات همایش
 
 
۲  ماه قبل از شروع همایش
مقدماتامور دبیرخانه هماهنگیوتبلیغات۱ -  انجام کلیه امور مکاتباتی همایش
۲ -  هماهنگی اخذ ویزا برای میهمانان خارجی
۳ -  پاسخگویی در خصوص همایش
امور مالی۱ -  انجام کلیه امور مالی مربوط به همایش
تشریفات و روابط عمومی۱ -  هماهنگی مربوط به تهیه بلیط مدعوین خاص
۲ -  پوشش خبری و مصاحبه ها توسط رسانه ها و صداوسیما
۳ -  هماهنگی با صداو سیما
۴ -  هماهنگی با مسئولین استانی
طراحیوامور سایت۱ -  طرح جهت لوح و هدایای سخنرانان و شرکت کنندگان
۲ -  در سایت قراردادن اطلاعات همایش
تدارکات۱ -  خرید ملزومات همایش : خودکار، کیف، کاغذ و غیره
 
 
 
 
 
۱  ماه قبل از شروع همایش
مقدماتامور دبیرخانه هماهنگیوتبلیغات۱ -  انجام کلیه امور مکاتباتی همایش
۲ -  پاسخگویی در خصوص همایش
امور مالی۱ -  انجام کلیه امور مالی مربوط به همایش
۲ -  دریافت هزینه های غرفه ها
انتشارات۱ -  چاپ برنامه همایش و کتابچه خلاصه مقالات
۲ -  چاپ آرم همایش و دانشگاه بر روی هدایای تبلیغاتی
۳ -  تنظیم قرارداد، مبلغ اجاره ، تعداد و روش برپایی غرفه ها
 
 
 
تشریفات و روابط عمومی
۱ -  هماهنگی مربوط به تهیه بلیط مدعوین خاص
۲ -  پوشش خبری و مصاحبه ها توسط رسانه ها و صداوسیما
۳ -  هماهنگی با صداو سیما
۴ -  هماهنگی جهت CIPو VIP
۵ -  هماهنگی با مسئولین استانی
۶ -  هماهنگی لازم با آستانقدس رضوی
۱ -  هماهنگی لازم با آژانس های تفریحی و جهانگردی
۲ -  تهیه پلاکاردهای لازم در سطح شهر، دانشگاه و فرودگاه
سمعی و بصری۱ -  امور مربوط به اسلاید، CDو پوستر سخنرانان ( فراهم نمودن صوت و تصویر در محل همایش : بخش خصوصی )
طراحیوامور سایت۱ -  طراحی کارت سینه جهت کلیه افراد همایش
۲ -  در سایت قراردادن اطلاعات همایش
تدارکات۱ -  هماهنگی مجدد  با هتل یا سلف سرویس و مهمانسرای دانشگاه و ترتیب مقدمات پذیرایی
۲ -  تشکیل کمیته استقبال
۳ -  پیشبینی امکانات لازم جهت امور مربوط به نقلیه
۴ -  انجام امور حمل و نقل در طی همایش و نظارت بر آن
۵ -  خرید ملزومات همایش : خودکار، کیف، کاغذ و غیره
 
 
 
۲ هفته قبل از شروع همایش
مقدماتامور دبیرخانه هماهنگیوتبلیغات۱ -  انجام کلیه امور مکاتباتی همایش
۲ -  پاسخگویی در خصوص همایش
امور مالی۱ -  انجام کلیه امور مالی مربوط به همایش
انتشارات۱ -  چاپ کارتهای سینه
تشریفات و روابط عمومی۱ -  پوشش خبری و مصاحبه ها توسط رسانه ها و صداوسیما
۲ -  هماهنگی با صداو سیما
۳ -  هماهنگی جهت CIPو VIP
۴ -  هماهنگی با مسئولین استانی
۵ -  هماهنگی لازم با آستانقدس رضوی
۶ -  هماهنگی لازم با آژانس های تفریحی و جهانگردی
۷ -  تهیه پلاکاردهای لازم در سطح شهر، دانشگاه و فرودگاه
۸ -  چاپ آگهی های همایش در روزنامه مناسب
۹ -  پرده نویسی
سمعی و بصری۱ -  بررسی سالنهای سخنرانی
طراحیوامور سایت۱ -  در سایت قراردادن اطلاعات همایش
تدارکات۱ -  نظارت بر اسکان مناسب میهمانان
۲ -  انجام امور حمل و نقل در طی همایش و نظارت بر آن
 
 
 
 
۱ هفته قبل از شروع همایش
مقدماتامور دبیرخانه هماهنگیوتبلیغات۱ -  انجام کلیه امور مکاتباتی همایش
۲ -  پاسخگویی در خصوص همایش
امور مالی۱ -  انجام کلیه امور مالی مربوط به همایش
انتشارات۱ -  نصب غرفه ها در محل
تشریفات و روابط عمومی۱ -  پوشش خبری و مصاحبه ها توسط رسانه ها و صداوسیما
۲ -  هماهنگی با صداو سیما
۳ -  هماهنگی جهت CIPو VIP
۴ -  هماهنگی با مسئولین استانی
۵ -  هماهنگی لازم با آستانقدس رضوی
۶ -  هماهنگی لازم با آژانس های تفریحی و جهانگردی
سمعی و بصری۱ -  بررسی سالنهای سخنرانی
۲ -  امور فیلم برداری
۳ -  امور عکاسی
طراحیوامور سایت۱ -  در سایت قراردادن اطلاعات همایش
تدارکات۱ -  نظارت بر اسکان مناسب میهمانان
۲ -  هماهنگی با مسئولان ذیربط جهت تامین وسیله نقلیه مورد نظر
۳ -  انجام امور حمل و نقل در طی همایش و نظارت بر آن
 
 
 
 
 
 
 
زمان برگزاری همایش
مقدماتامور دبیرخانه هماهنگیوتبلیغات۱ -  انجام کلیه امور مکاتباتی همایش
۲ -  صدور گواهی شرکت در همایش و ارسال آن
۳ -  پاسخگویی در خصوص همایش
۴ -  ثبت نام نهایی شرکت کنندگان در روز همایش
امور مالی۱ -  انجام کلیه امور مالی مربوط به همایش
تشریفات و روابط عمومی۱ -  پوشش خبری و مصاحبه ها توسط رسانه ها و صداوسیما
۲ -  هماهنگی با صداو سیما
۳ -  هماهنگی جهت CIPو VIP
۴ -  هماهنگی با مسئولین استانی
۵ -  هماهنگی لازم با آستانقدس رضوی
سمعی و بصری۱ -  امور مربوط به اسلاید، CDو پوستر سخنرانان ( فراهم نمودن صوت و تصویر در محل همایش : بخش خصوصی )
۲ -  امور فیلم برداری
۳ -  امور عکاسی
۴ -  حضور کارشناسان مربوطه جهت ارائه خدمات الکترونیکی
طراحیوامور سایت۱ -  در سایت قراردادن اطلاعات همایش
تدارکات۱ -  نظارت بر اسکان مناسب میهمانان
۲ -  هماهنگی با مسئولان ذیربط جهت تامین وسیله نقلیه مورد نظر
۳ -  انجام امور حمل و نقل در طی همایش و نظارت بر آن
یکماه بعد از
برگزاری همایش
مقدماتامور دبیرخانه هماهنگیوتبلیغات۱ -  انجام کلیه امور مکاتباتی همایش
۲ -  صدور گواهی آموزش مداوم ارسال آن
۳ -  پاسخگویی در خصوص همایش
امور مالی۱ -  انجام کلیه امور مالی مربوط به همایش
طراحیوامور سایت۱ -  در سایت قراردادن اطلاعات همایش

 

اخذ امتیاز آموزش مداوم جهت همایش :

دبیر علمی همایش لازم است اطلاعات درخواستی مرکز آموزش مداوم دانشگاه ( پرسشنامه مشخصات برنامه های حضوری آموزش مداوم به منظور تعیین امتیاز -  قابل دسترسی در سایت آموزش مداوم دانشگاه ) را تکمیل و حداکثر تا ۶ ماه قبل از شروع همایش به واحد مربوطه ارائه نماید اما لازم است به منظور تعیین تکلیف اطلاعات مورد نیاز جهت درج در پوستر ، فراخوان و سایت همایش از قبیل گروههای مشمول امتیاز آموزش مداوم و میزان امتیاز متعلقه، روند درخواست امتیاز جهت همایش هر چه سریعتر انجام پذیرد ، و قبل از تخصیص امتیاز آموزش مداوم و تعیین میزان امتیاز نبایستی در این خصوص اطلاع رسانی نمود .

از آنجا که اطلاعات ارائه شده در پرسشنامه مذکور مبنای قضاوت کمیته تخصیص امتیاز دانشگاه در مورد گروههای مشمول امتیاز آموزش مداوم و میزان امتیاز متعلقه خواهد بود، پیشنهاد می گردد ضمن هماهنگی با کارشناسان محترم مرکز آموزش مداوم دانشگاه دقت کافی در خصوص ذکر محورها و عناوین مطالب آموزشی همایش بعمل آید تا قبل از طرح در جلسه کمیته تخصیص امتیاز، برای تمام گروههای درخواستی توجیه کافی درخواست امتیاز وجود داشته باشد.

با توجه به اینکه مرکز آموزش مداوم دانشگاه جهت تخصیص امتیاز به ازاء هر نفر ثبت نام کننده در همایش، هزینه ای را دریافت         می نماید، برگزارکنندگان محترم می بایست به هنگام تعیین مبلغ حق ثبت نام همایش سایر هزینه ها از قبیل پذیرایی، هدایا و .....  را نیز مد نظر داشته باشند .

امور مالی همایش

نحوه تامین منابع مالی از مهمترین موضوعات برگزاری یک همایش است. با توجه به دستورالعملهای مالی و اعتباری موجود، معاونت پژوهشی فقط بخشی از هزینه های همایش را تامین خواهد نمود. از این رو لازم است ضمن حداکثر صرفه جویی در هزینه نمودن اعتبارات مالی، تدابیر لازم جهت تامین اعتبار از سایر منابع ممکن اتخاذ گردد.

معاونت پژوهشی دانشگاه برای امور مالی همایشها، دو قالب کلی را در نظر می گیرد:

الف : دانشگاه یا واحدهای زیر مجموعه آن برگزارکننده اصلی همایش هستند و از این رو مسائل مالی همایش می بایست در چارچوب مقررات مالی  معاملاتی دانشگاه صورت پذیرد. در این نوع همایش، معاونت پژوهشی در محورهای مالی و اجرایی تعهداتی را در قبال همایش برعهده می گیرد و برگزارکنندگان با هماهنگی معاونت پژوهشی دانشگاه اعتبارات مصوب مربوط به همایش را هزینه می نمایند.

ب : برگزارکننده همایش یکی از انجمن ها یا سازمانهای علمی خارج از حوزه دانشگاه بوده، دانشگاه به صورت مشارکت کننده و همکار در برگزاری همایش می باشد. در این نوع همایش مدیریت مالی شامل درآمدها و هزینه ها توسط انجمن یا سازمان مذکور صورت می پذیرد. هزینه اینگونه همایش ها در چارچوب مقررات مالی  معاملاتی دانشگاه نمی باشد و دانشگاه در قالب تفاهمات بعمل آمده با برگزار کننده همایش، به صورت تامین فضا، امکانات اقامتی  رفاهی یا قبول اسناد هزینه شده در قالب میزان اعتبار در نظر گرفته شده در برگزاری همایش مساعدت می نماید .

منابع تامین مالی همایش :

الف- اعتبار تخصیصی از طریق معاونت پژوهشی

ب- وجه ثبت نام شرکت کنندگان

ج-کمک مالی و اجرایی انجمن های علمی مرتبط

د- جذب حامیان مالی

ه- واگذاری غرفه های همایش

و- فروش کتاب در جنب همایش

ز- جلب کمک از سازمانها و ارگانهای مختلف شهر (  شهرداری- آستان قدس- سازمانهای انتقال خون- هلال احمر و سایر سازمانهای مرتبط با موضوع همایش ) به صورت تامین اعتبار با در اختیار قراردادن امکانات مورد نیاز همایش

کاهش هزینه های همایش :

الف- برگزاری همایش به صورت مشترک با سایر دانشگاهها ادارات یا سازمانهای علمی مرتبط باموضوع همایش

ب- برگزاری همزمان کنگره های جانبی ( پرستاری، پیراپزشکی، بهداشتی .... )

ج- استفاده حداکثری از امکانات موجود دانشگاه و حتی الامکان پرهیز از ارجاع پاره ای از امور  امکان پذیر در دانشگاه به بخش خصوصی ( طراحی آرم، پوستر، سالن های همایش، استفاده از سالنهای غذاخوری بیمارستانهای تابعه دانشگاه، مهمانسرای دانشگاه جهت اسکان مدعوین و ...). بدیهی است هزینه موارد قابل انجام توسط دانشگاه که با نظر برگزار کنندگان به بخش خصوصی ارجاع می گردد از محل سرجمع اعتبار مصوب تخصیص یافته آن همایش پرداخت می گردد .

د- استفاده از دانشجویان در قالب کار دانشجویی در واحدهای عملیاتی کمیته اجرایی همایش

و - کمک گرفتن از نهادهای دانشگاهی ( جهاد دانشگاهی- بسیج دانشجوئی- انجمن اسلامی و ..... )

ز  پرهیز از تقبل و انجام هزینه های نا متعارف جهت اسکان و پذیرایی شرکت کنندگان که مستلزم صرف وقت و هزینه توسط    برگزارکنندگان محترم همایش است .

جدول امتیازبندی جهت تخصیص اعتبار( در همایشهای ردیف الف )

معاونت پژوهشی دانشگاه در راستای تعیین شاخص های مناسب جهت تخصیص اعتبار به هر همایش، مبادرت به تنظیم معیارهای مورد نظر نموده است که ذیلا مورد اشاره قرار میگیرد .

نمره صفرنمره ۱نمره ۲نمره ۳نمره ۴نمره اکتسابیوزنمجموع امتیاز
تعداد شرکت کنندگان
تعداد روزهای همایش
همکاری با سایر دانشگاهها ، انجمنها یا سازمانهای علمی، مراکز تحقیقاتی
مخاطبین عمده
هم راستا بودن با اولویتهای کشوری  
تعداد مهمانان ویژه خارج از کشور
**
 
تعداد  میهمانان ویژه داخلی
**
 
امکان جذب حامیان مالی           *
امکان برگزاری همزمان همایش پرستاری ، مامایی و  .....            *

*   -  به منظور ترغیب برگزارکنندگان محترم همایش امکان برگزاری یا امکان جذب مد نظر قرار گرفته است .

** -  تعداد میهمانان در نمره مربوطه ضرب می گردد .

-  منظور از میهمان ویژه متخصصینی است که جهت ارائه مقاله و سخنرانی یا برگزاری کارگاه آموزشی در همایش حضور می یابند .

مجموع امتیاز مکتسبه هر همایش، در مبلغ ثابتی که برای سال ۸۷  برابر ۰۰۰/۰۰۰/۲  ریال در نظر گرفته شده است ضرب شده، میزان کل اعتبار تخصیصی معاونت پژوهشی به همایش مشخص می گردد.

نظر به اهمیت همایشهای بین المللی و در راستای سیاستهای وزارت متبوع ، در خصوص همایشهای بین المللی کل امتیاز مکتسبه جدول فوق در عدد ۵/۱ ضرب و میزان اعتبار همایش مشخص می گردد .

این سرجمع اعتبار تخصیصی که تعهد مالی معاونت پژوهشی به همایش تلقی می شود، در قسطهای مورد توافق طرفین بصورت دوره ای از طریق حسابداری معاونت و بصورت تنخواه به حسابداری واحد محل برگزار کنندگان محترم همایش تحویل می گردد. لازم به ذکر است که نظر به لزوم تنظیم اسناد مالی برای هزینه کرد این مبلغ، ضروری است برگزار کنندگان محترم جهت استفاده از این تنخواه، کلیه خریدها را با هماهنگی حسابداری و کارپردازی واحد مربوطه انجام دهند.

خاطر نشان می گردد طبق دستورالعملها و قوانین موجود، معاونت پژوهشی قادر به تصویب پرداخت موارد زیر برای همایش ها نمی باشد:

  1. هزینه بلیط، اقامت و پذیرایی از همراهان میهمانان ویژه
  2. هزینه هدایا یا پذیرایی های تجملاتی، خارج از عرف و بدون رعایت اصل صرفه جویی

۳.  هزینه بلیطهای بین المللی میهمانان یا سخنرانان

  1. واریز پرداختهای پرسنلی بابت کار در کمیته ها یا دبیرخانه به حساب افرادی که رابطه استخدامی با دانشگاه ندارند

چگونگی اقدام در خصوص افتتاح حساب بانکی و واریز مبالغ مربوط به همایش

از آنجا که برای هر همایش، مبالغی نیز تحت عنوان حق ثبت نام یا حق افتتاح غرفه در نظر گرفته می شود، لازم است جهت افتتاح حساب برای واریز وجوه فوق، موارد زیر مورد نظر قرار گیرند.

الف ) برای همایشهای ردیف ب ، برگزارکنندگان می توانند حساب انجمن مورد نظر خویش را جهت واریز وجوه ثبت نام ، کمکهای شرکت های حامی همایش ، درآمد غرفه ها و .... اعلام نمایند

 ب ) برای همایشهای ردیف الف ، کلیه وجوه درآمدی مربوط به همایش شامل حق ثبت نام ، درآمد غرفه ها و ...  می بایست به حساب درآمد معاونت پژوهشی دانشگاه به شماره ۲۱۷۸۱۴۱۷۶۴۰۰۰ واریز و برگزارکنندگان همایش با هماهنگی معاونت پژوهشی دانشگاه اعتبارات مربوط به همایش را هزینه نمایند. جهت سهولت و راحتی برگزارکنندگان محترم همایش پیشنهاد می شود کمکهای موسسات و شرکتهای حمایت کننده از همایش حتی الامکان به جای پرداخت وجه نقد بصورت تقبل هزینه های همایش شامل : هزینه بلیط و اسکان میهمانان ویژه همایش، پذیرایی (ناهار  شام ..) ، تامین هدایا ، تامین سخنران و .... صورت پذیرد که این امر با هماهنگی و توافق برگزارکنندگان محترم همایش و شرکت های مذکور امکان پذیر است .

انواع همکاریهای پیشنهادی با سازمانهای حامی مالی همایش

۱پرداخت هزینه های همایش توسط سازمانها  شامل:پذیرائی
تامین سخنران از خارج کشوربه همراه هزینه های مربوطه
تامین هزینه بلیط رفت و آمد مدعوین
تامین هزینه اقامت مدعوین
هدایا ( کیف ، خودکار ، سوغات ... )
هزینه چاپ و انتشارات همایش
۲گنجانیدن نام سازمانهای مزبور درسایت همایش 
 پوستر همایش 
کتابچه خلاصه مقالات 
پارچه های اطلاع رسانی همایش در سطح شهر
کلیپ افتتاحیه همایش
برنامه زمان بندی همایش 
خبرنامه همایش
۳واگذاری غرفه در محل برگزاری همایش

نوع همکاری حامیان مالی با برگزارکنندگان همایش

ردیفنوع تبلیغتوضیحاتتعرفه پیشنهادی
 
 
 
 
  ۱
 
 
گنجانیدن نام و لوگوی شرکت درسایت همایشماه قبل از همایشتخفیف ویژه:
۲ ماه مداوم :۱۰%
۳ ماه مداوم :۱۵%
۴ ماه مداوم :۲۰%
 ........
 ........
 
دو ماه قبل از همایش 
سه ماه قبل از همایش 
.... ماه قبل از همایش 
پوستر همایشدرج نام شرکت  درج نام همراه با لوگوی شرکت 
کتابچه برنامه زمانیبندی همایشپشت صفحه اول 
پشت صفحه آخر 
پشت جلد 
خبرنامه همایش  
کلیپ افتتاحیه همایش  
کتابچه خلاصه مقالات همایش  
۲واگذاری غرفه  

پیوست : ۱  

اطلاعات مورد نیاز جهت اخذ مجوز ریاست جمهوری جهت همایش های بین المللی

۱- عنوان دقیق کنگره :

۲- خلاصه ای از موضوع کنگره :

 ۳- محل برگزاری ، تاریخ شروع و مدت برپایی :

۴- تعداد تقریبی شرکت کنندگان داخلی :

۵- تعداد تقریبی شرکت کنندگان خارجی ( به تفکیک نام کشور) :

۶-  تعداد تقریبی سخنرانان داخلی :

۷-تعداد تقریبی سخنرانان خارجی( به تفکیک نام کشور) :

۸-در صورت نیاز به سیستم ترجمه همزمان ، تعیین زبانهای مورد نیاز :

۹-هزینه هایی که انجام خواهد گرفت :

۱۰-بودجه پیش بینی شده و محل اعتبار آن :

۱۱-بهره برداری جمهوری اسلامی ایران از برگزاری کنگره :

۱۲-دبیر کنگره و شماره تلفن جهت تماسهای فوری :

۱۳-واحد مسئول یا هماهنگ کننده امور کنگره :

۱۴-اعلام اسامی و مشخصات ( طبق فرم مشخصات اتباع خارجی پیوست ) جهت صدور روادید شرکت کنندگان خارجی :

عنوان همایش :
نتایج مورد نظر برگزارکنندگان :
 
زمان برگزاری :
محل برگزاری :
ترکیب شرکت کنندگان :
تعداد شرکت کنندگان :
دستگاه یا سازمان برگزارکننده :
میزان بار مالی مستقیم :
 
بار مالی غیر مستقیم ( نظیر ساختمان ، تجهیزات و ماموران مورد استفاده دولتی )    دارد                ندارد
محل و نحوه تامین اعتبار :
سایر توضیحات ضروری :

 

پیوست ۲ :  نمونه قالب پیشنهادی فراخوان مقاله

لوگوی دانشگاه

فراخوان ....( اول، دوم، ...)        

   

عنوان همایش ..........

لوگوی .... .......

لوگوی .... .......

 

تاریخ همایش ...........................

برگزارکنندگان همایش ............

محل برگزاری ...........................

سایت همایش ............................

آدرس دبیرخانه همایش

....................................

تلفن و دورنگار همایش

.......................................

.......................................

مقدمه و ذکر توضیحات مختصری از همایش

         .............................................................................................

         .............................................................................................

         .............................................................................................

معرفی دبیران همایش

............................................

...........................................

عناوین مورد بحث در همایش

 

۱ -   ...................................................      

۲-   ....................................................      

۳-   ....................................................       

راهنمای تنظیم خلاصه مقالات

 

۱-  عنوان مقاله

۲-  نام نویسنده یا نویسندگان نشانی پستی ارائه دهندگان

۳-  مقدمه و اهداف:اهمیت مسئله تحقیق و ذکر مختصری از پیشینه پژوهش

۴-  روش اجرا:نمونه گیری،جمع آوری اطلاعات،نوع مطالعه و معیارهای ورود و خروج

۵-  نتایج: ( یافته های پژوهش )

۶-  بحث و نتیجه گیری : تفسیر نتایج بدست آمده در پژوهش و مقایسه منطقی با نتایج سایر تحقیقات مشابه

۷-  کلمات کلیدی( Key words ) : حداکثر ..... مورد

۸-  خلاصه مقالات بایستی حداکثر شامل ۲۵۰ کلمه باشد که بصورت متناسب بین بخشهای فوق الذکر تقسیم گردد.

۹-  مقالات ارسالی در برنامه Power point   تهیه گردد.

۱۱-   مهلت ارسال مقاله حداکثر تا تاریخ ......... میباشد .

۱۲-   نحوه ارائه مقالات در همایش بصورت  Oral و پوستر میباشد که تصمیم اتخاذ شده از طرف کمیته علمی همایش به ارسال کنندگان محترم منعکس خواهد گردید .

۱۳-  خلاصه مقاله ارسالی در صورت پذیرش بدون هیچ گونه تغییری در کتاب خلاصه مقالات چاپ می گردد و مسئولیت صحت مطالب علمی و ادبی مقاله به عهده نویسنده یا نویسندگان محترم خواهد بود .


 

این همایش دارای ......... امتیاز بازآموزی جهت ...................

.......................................................................................................     .......................................................................................................

................................................................................... می باشد ..

هزینه ثبت نام شرکت در همایش


نام هتلآدرستلفن
   
   
   
   
   
   
   

۱-  ثبت نام برای کلیه شرکت کنندگان ( دارنده مقاله ، اعضای هیئت علمی و .... ) الزامی است .

۲-  وجه ثبت نام شرکت در همایش ........... ریال می باشد .

۳-  در صورت تمایل به استفاده از ( ناهار ، شام ، .... )  مبلغ ......... ریال به هزینه ثبت نام افزوده می گردد.

۴-  وجه ثبت نام می بایست به حساب .......... نزد بانک ..... شعبه ...... واریز و فیش مربوطه به آدرس دبیرخانه همایش ارسال و تصویر آن به هنگام شرکت در همایش ارائه گردد .

دبیرخانه همایش هیچگونه تعهدی برای تهیه و رزرو ، اسکان ، حمل و نقل مسائل رفاهی و ..... ندارد و شرکت کنندگان محترم در صورت تمایل می بایست مستقیما اقدام نمایند .